BPHN.GO.ID – Jakarta. Banyak orang memandang sebelah mata terhadap pengelolaan arsip. Pekerjaan tersebut dinilai pekerjaan mudah. Simpan di gudang dan lupakan. Namun kenyataannya tidak demikian. Apabila dijalani langsung, urusannya pengelolaan arsip ini ternyata cukup pelik.
Dalam kegiatan Workshop Pengelolaan Arsip Dinamis di Lingkungan Badan Pembinaan Hukum Nasional (BPHN) yang diadakan pada Rabu (14/09), Sekretaris BPHN Audy Murfi menceritakan pengalamannya dalam pengelolaan arsip. Ketika menjabat sebagai Kepala Divisi Pelayanan Hukum (Kadivyankum) Kantor Wilayah (Kanwil) DKI Jakarta, Audy sempat kelimpungan mengelola tumpukan dokumen yang tiap hari makin bertambah di kantornya.
“Sehari saya bisa menandatangani 500-750 berkas. Dokumen di gudang arsip Kanwil DKI Jakarta semakin hari semakin bertambah. Jadi bingung kita, arsipnya mau di simpan di mana lagi,” keluh Audy pada saat itu. Melihat kondisi tersebut, Audy mencanangkan program digitalisasi sebagai program prioritasnya. Melalui program itu, dokumen disimpan dalam sebuah database, sehingga tumpukan dokumen fisik menjadi jauh berkurang.
Ketika pindah ke BPHN, Audy kembali berurusan dengan arsip. Tahun 2014 Audy ditunjuk menjadi Kepala Pusat Penyuluhan dan Bantuan Hukum (Kapusluhbankum) BPHN. Saat itu, banyak protes yang dilayangkan oleh Organisasi Bantuan Hukum (OBH) karena proses pencairan anggaran bantuan hukum dinilai lambat.
“Saat itu tumpukan berkas banyak sekali dan memenuhi ruangan di lantai 2 dan 3 BPHN. Pada 2015, kami menginisiasi Sistem Informasi Database Bantuan Hukum (SIDBANKUM). Proses pencairan anggaran dilakukan secara online, tidak melalui berkas fisik lagi,” ujar Audy.
Tak bisa dipungkiri, seiring kemajuan teknologi informasi, ke depannya pengelolaan arsip secara digital menjadi wajib dilakukan. Pengelolaan secara digital akan menghemat tempat dan penyusunannya menjadi lebih mudah. Meski demikian, pengelolaan arsip secara digital juga tetap memiliki risiko. Salah satunya dari sisi keamanan.
“Jika kita lihat contoh saat ini, misalnya kasus Bjorka. Dia bisa melakukan peretasan data Pemerintah. Semua data dibuka. Ini menjadi tantangan, bagaimana kita selaku wakil Pemerintah mampu memelihara dan menjaga arsip atau data secara baik. Karena dokumen negara juga termasuk dalam aset,” kata Audy.
Oleh karena itu, melalui Workshop Pengelolaan Arsip Dinamis yang diadakan Rabu (14/09) ini, diharapkan para pegawai BPHN secara umum dan Pejabat Fungsional Arsiparis secara khususnya dapat lebih memahami bagaimana mengelola arsip sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. Selain Audy Murfi, kegiatan ini turut dihadiri narasumber Arsiparis Ahli Muda Azwar Sanusi Pane dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan Arsiparis Ahli Muda Dedi Syahputra dari Biro Umum Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Kemenkumham). Kegiatan diikuti secara antusias oleh 60 orang peserta pegawai BPHN termasuk pejabat fungsional Arsiparis di lingkungan BPHN. (HUMAS BPHN)