Jakarta-BPHN, Masalah kearsipan saat ini belum sepenuhnya menjadi perhatian bagi kita, banyak orang yang menganggap arsip sebagai sesuatu yang kurang berguna. Penumpukan file-file arsip sering menjadikan ruangan penuh dengan debu. Oleh karenanya arsip-arsip yang sudah tidak terpakai dapat dilakukan penyusutan. Penyusutan arsip merupakan sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya arsip yang sudah tidak digunakan lagi. Dokumen-dokumen yang tidak berguna lagi perlu dimusnahkan untuk memberi kemungkinan bagi tersedianya tempat peyimpanan dan pemiliharaan yang lebih baik terhadap dokumen arsip yang mempunyai nilai, demikian disampaikan oleh Erna Priliasari, S.H., M.H, Kabag Humas, Kerja Sama dan TU dalam membuka acara Rapat Koordinasi Penyusutan Arsip.
Tujuan diadakan Rapat Koordinasi ini untuk memberikan pengetahuan serta pendalaman materi mengenai kegiatan penyusutan arsip, dimana tujuan dari penyusutan arsip yaitu untuk penghematan / efisiensi, pendayagunaan arsip, memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih diperlukan serta penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi. Sedangkan kegiatan penyusutan arsip terdiri dari tiga bagian, yaitu pemindahan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang telah habis masa retensi dan tidak memiliki nilai guna serta penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Hal ini sesuai dengan amanat Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan serta PP Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009.
Hadir sebagai narasumber dalam kegiatan tersebut Ibu Tatik Herawaty, S.H, Kasubbag Pengelolaan Arsip Dinamis, Bapak Andri Satriaji dan Bapak Herman, Fungsional Arsiparis pada Biro Umum, Sekretariat Jenderal, Kementerian Hukum dan HAM RI. Acara dihadiri oleh 30 Peserta terdiri dari perwakilan Pejabat Administrasi, Pejabat Pengawas, fungsional tertentu dan fungsional umum dari Sekretariat dam Pusat di BPHN.
Ibu Tatik dalam paparannya menyampaikan pengertian penyusutan arsip berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009. Berdasarkan Pasal 49 UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Penyusutan arsip meliputi:
a. pemindahan arsip inaktif unit pengeloh ke unit kearsipan;
b. pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
c. penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
Tujuan dilakukan Penyusutan arsip adalah untuk penghematan dan efisiensi, pendayagunaan arsip dinamis, memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai guna dan penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi.
Untuk melaksanakan kegiatan penyusutan arsip, terlebih dahulu dibentuk tim penilai arsip yang bertugas:
a) melakukan penilaian arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA);
b) mengelompokkan arsip berdasarkan JRA; dan
c) memberikan rekomendasi hasil penilaian terhadap arsip yang akan dimusnahkan.
Dalam rakor ini juga dijelaskan mengenai prosedur pemusnahan arsip, praktek prosedur pembenahan arsip kacau/tidak teratur, cara memberikan pelabelan pada boks arsip, cara membuat daftar arsip. (Humas)