Pelaksanaan Sosialisasi Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum dilaksanakan pada hari Selasa, tanggal 18 Maret 2014 bertempat di Hotel ASTON Pangkal Pinang, dimulai pada jam 09.00 WIB dengan diawali menyanyikan lagu kebangsaan ”Indonesia Raya”, kemudian dilanjutkan dengan Laporan Pantia Penyelenggara oleh Kepala Bidang Hukum Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Bangka Belitung.
Dasar pelaksanaan Sosialisasi ini adalah Undang-Undang Dasar 1945, Peraturan Presiden RI Nomor 33 Tahun 2012 Keputusan Kepala Badan Pembinaan Hukum Nasional Nomor PHN-210.HN.02.01 Tahun 2014. Selanjutnya dilaporkan bahwa maksud dan tujuan sosialisasi JDIH ini ialah tercapainya peningkatan pengetahuan yang berimplikasi pada terimplikasinya sistim jaingan dokumentasi dan informasi hukum pada lingkungan kerja serta adanya persamaan persepsi tentang sistim jaringan dokumentasi dan informasi hukum. Peserta Sosialisasi adalah sebanyak 60 (enam puluh ) orang yang terdiri dari Pengelola Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Pemda Provinsi Bangka Belitung, Pengelola Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Pemda Kota Pangkal Pinang, Pengelola Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Ham Bangka Belitung, Dinas/badan/Biro di jajaran Pemda Provinsi Bangka Belitung dan Kota Pangkal Pinang, Instansi Vertikal (POLDA, Pengadilan Tinggi dan Kejaksaan Tinggi), Unit Pelayanan Teknis di Jajaran Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Bangka Belitung dan Pengelolan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum di kalangan Akademisi.
Materi sosialsasi disampaikan oleh pejabat BPHN dengan Moderator Dhahana Putra S.H., MSi.
Materi 1 ”Pengembangan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional Berbasis TIK” Oleh Subianta Mandala S.H., M.H.
Pokok-Pokok Materi:
a. Pengenalan BPHN secara umum mengenai tugas dan fungsinya dalam pembinaan hukum nasional. Salah satu tugas BPHN adalah menyebarluaskan produk hukum, terutama peraturan perundangh-undangan. Tujuan dari penyebarluasan informasi hukum ini adalah untuk menciptakan masyarakat yang melek hukum dan sadar terhadap hak dan kewajibannnya sebagai warga negara. Dengan kesadaran yang baik dari masyarakat, maka akan diharapkan warga masyarakat akan taat dan patuh terhadap hukum.
b. Sosialisasi JDIHN tahun ini fokus pada pengembangan JDIHN melalui pemanafaatan teknologi informasi dan komunikasi. Hal ini dikarenakan: (1) Jumlah penduduk yang sangat besar (259 juta), dan (2) Penduduk Indonesia tersebar di 17 ribu pulau besar dan kecil, 34 Provinsi, dan 497 Kabupaten/kota.
c. Pengelolaan JDIHN tidak bisa lagi bertumpu pada metoda atau teknik konvensional, namun sudah harus mengikuti perkembangan teknologi yang ada. Dengan TIK, pengelolaan dokumentasi dan informasi hukum akan dapat dilaksanakan dengan cepat, lengkap mudah dan akurat. Karakteristik TIK itu adalah dapat menampung atau menyimpan data yang banyak dan sekaligus juga mempunyai kemampuan untuk menemukan kembali data tersebut (retrieval).
d. BPHN dalam pengelolaan dokumentasi dan informasi hukum menggunakan pendekatan TIK melalui dua cara, yaitu (1) penyususnan databases berbasis CD-Rom, dan (2) menggunakan website. Dijelaskan pula bahwa ke depan, pengunaan CD-Rom sudah tidak akan dapat dipertahankan lagi mengingat teknologi Premise tersebut sudah tidak dikembangkan lagi, dan oleh karena itu, BPHN akan lebih fokus pada pengembangan website dalam mengelola informasi hukum.
e. BPHN dalam melakukan pembinaan dan pengembangan JDIHN memperhatikan beberapa aspek, yaitu organisasi, SDM, koleksi, sarana prasarana, metoda teknis pengelolaan, dan pemanfaatan TIK.
Materi 2 “ Integrasi Website JDIHN” oleh Omon, SH. MH.
Pokok-pokok Materi:
a. Masih banyak anggota JDIHN belum mempunyai website JDIH tersendiri, yang terpisah dengan website resmi institusi/lembaganya, sehingga dalam pengelolaan database peraturan perundang-undangannya masih ‘menumpang’ dengan website institusinya/Pemda sebagai sebuah sub domain.
b. Sampai saat ini, integrasi website JDIHN belum terlaksana sehingga database peraturan perundang-undangan belum terintegrasi dalam satu sumber data atau dengan kata lain database peraturan perundang-undangan yang dikelola oleh JDIHN masih tersebar pada masing masing anggota JDIHN.
c. Yang sudah dilaksanakan oleh BPHN dalam kaitan dengan integrasi web adalah “hanya” membuat web link anggota JDIHN di website BPHN. Sampai saat ini, sebanyak 117 web anggota JDIHN sudah ter-link (weblink) dengan website BPHN;
d. Harapan ke depan: Membangun sistem informasi hukum berbasis teknologi informasi dan komunikasi yang dapat diintegrasikan dengan website pusat JDIHN (Pasal 10 ayat 2b).Implementasi aplikasi website yang tepat dan efektif melalui sistem temu kembali informasi hukum yang terintegrasi dengan seluruh anggota jaringan.
e. Beberapa kelemahan atau kondisi kurang ideal ketika kita hendak melakukan integrasi web (1)
a. Jumlah anggota JDIHN sampai saat ini secara kasar adalah 760
b. Masih banyak anggota JDIHN belum mempunyai website JDIH, dan bahkan ada beberapa yang belum mempunyai akses internet.
c. Hubungan antara Pusat JDIHN dengan anggota JDIHN bersifat koordinatif dan bukan bersifat hubungan struktural hirarki (bawahan atasan, pusat-cabang)
d. Minimnya anggaran atau dana yang dialokasikan untuk operasional JDIH;
e. Sarana dan prasarana yang kurang memadai untuk pengelolaan JDIH, termasuk terbatasnya akses internet di daerah
f. Keengganan untuk melakukan perubahan di era teknologi informasi saat ini
Perhatian sebagian pimpinan unit untuk membina dan mengembangkan JDIH masih kurang (bukan kegiatan yang diprioritaskan)